Mgr Ireneusz StembalskirnMgr Waldemar BochenekrnrnUNIWERSYTET WROCŁAWSKIrnStembalski, Bochenek – Zastosowanie Środków elektronicznych w postępowaniu administracyjnymrn- wybrane zagadnienia
Zgodnie z regulacją zawartą w Konstytucji RPRealizacja prawa do procesu powinna uwzględniać rozwój nauki i techniki.rnTakie założenie nakłada na ustawodawcę obowiązek dostosowania obowiązującychrnprocedur w kierunku wykorzystania w nich elektronicznych środków przekazurnusprawniających działanie organów, a przede wszystkim zwiększających dostępnośćrndo nich.
Warunkami zastosowania tych środków jest wprowadzenie bezpiecznychrnrozwiązań technicznych oraz jawność i zaufanie niezbędne przy elektronicznychrnprocesach komunikacjiCelem przedmiotowego opracowania jest omówienie rozwiązań prawychrnzawartych w kodeksie postępowania administracyjnegoUstawodawca uwzględniającrnrozwój środków technicznych mogących mieć zastosowanie w ramach postępowaniarnadministracyjnego rozpoczął proces dostosowywania rozwiązań prawnych dornzaistniałej rzeczywistościZgodnie z art. 3 pkt 2rnustawy o podpisie elektronicznym bezpieczny podpis elektroniczny to podpisrnelektroniczny, który: jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej tenrnpodpis; jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osobyrnskładającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składaniarnpodpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisurnelektronicznego; jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w takirnsposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.rnOpatrzenie danych elektronicznych takim podpisem, weryfikowanym przy pomocyrnważnego kwalifikowanego certyfikatuPodpis pełni wielernfunkcji. Odróżnia ostateczne oświadczenie woli od jego projektów, które mogąrnulec zmianie; identyfikuje osobę składającą oświadczenie woli; pozwalarnstwierdzić, że oświadczenie pochodzi rzeczywiście od osoby, która jestrnpodpisana na dokumencie; chroni oświadczającego przed pochopnym złożeniemrndanego oświadczenia woliAnalizując przepisyrnkodeksu postępowania administracyjnego w kontekście zastosowania środkówrnelektronicznych w tym postępowaniu na szczególną uwagę zasługuje art. 63 kparnregulujący kwestię wniesienia podania do organu administracji publicznej.
Zgodnie z art. 63 §1 kparn”podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszonernpisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, pocztyrnelektronicznej, a także ustnie do protokołu”Pojęcie podania obejmuje wrnpowyższym znaczeniu zarówno oznaczenie czynności procesowej strony dokonanej wrncelu spowodowania wszczęcia postępowania zwykłego ale i czynności dokonywanychrnprzez stronę w toku instancji oraz czynności procesowej strony w celu wszczęciarnpostępowań nadzwyczajnych, a także czynności podejmowane przez uczestników postępowaniarnnp. zażalenie na postanowienie o ukaraniu świadka karą grzywnyRóżnorodność środkówrnwniesienia podania obliguje organ administracji publicznej do zorganizowaniarnzaplecza technicznego gwarantującego stronie możliwość skorzystania z nich.rnWszystkie sposoby wniesienia podania są względem siebie równe i jedynie odrnstrony zależy, który z nich wybierze, jednakże musi ona mieć na uwadze realnąrnmożliwość skutecznego dokonania czynności.
W związku z powyższymrnnależy zastanowić się, czy brak możliwości efektywnego skorzystania z wybranegornprzez podmiot sposobu wniesienia podania wywołuje dla niej niepożądane skutkirnprawne zwłaszcza w kwestii zachowania terminu do dokonania określonej czynnościrnprawnej np. wniesienia odwołania? Bez wątpienia w takiej sytuacji organ winienrnrozważyć możliwość przywrócenia terminuSkuteczne wniesienie podania przez stronę lub uczestnika postępowaniarnuzależnione jest od zachowania przewidzianych prawem wymogów formalnych co dorntreści, formy (w tym sposobu wniesienia podania) oraz terminu. Wymaganiarnformalne co do formy podania reguluje art. 63 § 1 kpa, natomiast wymagania corndo treści określa art. 63 § 2 i § 3 kpa stanowiąc, że podanie powinno zawieraćrnco najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie orazrnpodpisUstawodawca zarówno co dorntreści jak i formy wniesienia postępowania przyjmuje zasadę ograniczonegornformalizmuUwzględniając charakterrnform (sposobów) wniesienia podania (pisemnie, telegraficznie lub za pomocąrndalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu)rnnależy stwierdzić, że tylko wniesienie podania w formie pisemnej lub ustnej dornprotokołu niesie za sobą pierwotną i obiektywną możność zadośćuczynieniarnwszystkim wymogom formalnym co do treści podania. Z kolei pozostałernsposoby wniesienia podania ze swej natury uniemożliwiają zadośćuczynieniernwymogom treści podania z uwagi na fakt niemożności złożenia podpisu przezrnwnoszącego podanie w taki sposób. Należy przy tym podkreślić, iż wrnprezentowanym ujęciu zachodzi zasadnicza różnica między wniesieniem podania zarnpomocą elektronicznych środków przekazu np. poczty elektronicznej, gdy wnoszącyrnkorzysta z uregulowanego w ustawie o podpisie elektronicznym, bezpiecznegornpodpisu elektronicznego, a wniesieniem podania przy wykorzystaniu pocztyrnelektronicznej, kiedy nie jest ono opatrzone takim podpisem. Akcentując istotęrnpowyższego, w pierwszym przypadku mamy do czynienia z podaniem realizującymrnwymogi formy pisemnej już w chwili jego wniesienia, natomiast w drugimrnprzypadku z podaniem obarczonym brakiem formalnym podlegającym uzupełnieniurnprzez podpisanie.
Analizując powyższe należyrnwyodrębnić sytuacje wynikające z braków jakimi one są dotknięte.
II. W sytuacji, gdyrnpodanie zostało wniesione za pomocą poczty elektronicznej nieopatrzonejrnpodpisem elektronicznym bez wskazania adresu osoby wnoszącej podanie pozostawiarnsię je bez rozpoznania, jeżeli organ administracji publicznej nie ma możliwościrnustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych (art. 64 §1 kpa).rnDziałania ustalające adres organ jest zobowiązany podjąć w oparciu o danernzawarte w podaniu oraz będące w jego posiadaniu dokumenty i materiałyIII. W sytuacji, gdyrnpodanie zostało wniesione za pomocą poczty elektronicznej i odpowiada ogólnymrnwymogom podania łącznie z bezpiecznym podpisem elektronicznym ale nie czynirnzadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych, sposóbrnuzupełnienia uzależniony jest od rodzaju tych braków. Podanie o załatwieniernsprawy to nie tylko pismo zawierające wniosek, ale i stosowne dokumenty narnodpowiednim formularzuBez względu na charakterrnbraku formalnego podania organ administracji publicznej, jeżeli istniejernpraktyczna możliwość zobowiązania podmiotu wnoszącego podanie do ichrnuzupełnienia, wzywa taki podmiot do usunięcia braków w terminie 7 dni od dniarndoręczenia wezwania pod rygorem pozostawienia podania bez rozpoznania.rnNatomiast należy uznać, iż uzupełnienie braków we wskazanym terminie skutkujernwniesieniem pisma w dacie wniesienia podania dotkniętego brakami.
Wezwania w formie pisemnejrnorgan dokonuje przy zastosowaniu unormowań kodeksowych dotyczących doręczenia.rnW ich świetle zgodnie z art. 39 kpa doręczenie następuje za pokwitowaniem przezrnpocztę, przez pracowników organu lub inne upoważnione osoby lub organy. Zrnpowyższego uregulowania wynika, że nawet jeśli podanie zawierające brakirnformalne zostało wniesione za pośrednictwem elektronicznych form komunikacji, arnprzede wszystkim poczty elektronicznej, nie będzie możliwe przy wezwaniu ornuzupełnienie braków podania skorzystanie z tej drogi przez organ administracjirnpublicznej. Odstępstwo od tej zasady przewiduje art. 55 §1 kpa. Zgodnie z nim wrnsprawach nie cierpiących zwłoki wezwania można dokonać również telegraficzniernlub telefonicznie albo przy użyciu innych środków łączności, z podaniem danychrnwymienionych w art. 54 kpaRegulacje tak kodeksurnpostępowania administracyjnego jak i ordynacji podatkowej nie wyjaśniająrnznaczenia pojęcia „inne środki łączności”. Stąd też należy przyjąć,rniż pojęciem tym objęte są wszelkie dostępne środki porozumiewania się. Jegornzakres będzie zatem ulegał zmianom wraz z rozwojem techniki. Współcześnie dornśrodków tych można zaliczyć: teleks, faks, telefaks, a także pocztęrnelektroniczną czy też inne środki techniczne, pozwalające na porozumiewanie sięrnpoprzez internetrnrnrn
Umieszczenie w kparnregulacji dotyczącej wezwania poprzez wszelkie środki łączności wymagarnodpowiedzi na pytanie, czy organ administracji publicznej może stosowaćrnelektroniczne środki komunikacji w celu skutecznego dokonania doręczenia wrninnych sytuacjach niż wezwanie w sprawach nie cierpiących zwłoki?
Instytucja doręczenia pismrnprzez organ administracji publicznej ma istotne znaczenie dla doniosłegornprawnie dokonywania czynności procesowych związanych z rozpoznaniem irnrozstrzygnięciem sprawy, a następnie z zaskarżaniem wydanych przez organ aktówrnadministracyjnych (decyzji, postanowień), bowiem data doręczenia determinujernpoczątek biegu terminu do dokonania określonej czynności procesowej (np.rnwniesienia odwołania). W tym zakresie pisma organu z uwagi na materialne irnprocesowe skutki doręczenia dla stron i uczestników postępowania są doręczane wrnsposób sformalizowanyWyrażony w prezentowanymrnorzeczeniu postulat zastosowania wymagań nowoczesności i postępu technicznegornzasługuje na poparcie, jednakże nie może on stać w sprzeczności z przyjętymi wrnpostępowaniu administracyjnym gwarancjami ochrony uprawnień procesowych stronrnzwiązanych z prawidłowym doręczaniem pism. Co istotne w związku z wejściem wrnżycie ustawy o podpisie elektronicznym możliwe jest przy zastosowaniurnbezpiecznego podpisu elektronicznego sporządzenie przez pracownika organu pismarnodpowiadającego w swej istocie pismu sporządzonemu w tradycyjnej formieW tym kontekścierndoręczanie pism poprzez wykorzystanie elektronicznych środków przekazu (pocztyrnelektronicznej i telefaksu) należy uznać za dopuszczalne, a nawet niezbędne,rnjednak będzie ono możliwe tylko i wyłącznie po wprowadzeniu odpowiednichrnuregulowań prawnych i zastosowaniu środków technicznych pociągających za sobąrnzrównanie elektronicznego sposobu doręczania pism z doręczeniem tradycyjnym.rnWskazane warunki miałyby polegać na opracowaniu bezpiecznych i prawnierndopuszczalnych procedur elektronicznego przesyłania pism i automatycznegornpotwierdzania ich doręczenia adresatowi. Przykładem takiego unormowania jestrnart. 65 §3 ustawy o postępowaniu przed sądami administracyjnymiDokonując ocenyrnzastosowania środków elektronicznych w postępowaniu administracyjnym należyrnponadto rozważyć czy ich użycie nie narusza ogólnej zasady pisemności wyrażonejrnw art. 14 k.p.a. Zgodnie z tą zasadą wszystkie sprawy należy załatwiać w formiernpisemnej, chyba że przepis szczególny pozwala zastosować formę ustną.rnZałatwienie sprawy w formie pisemnej odnosi się nie tylko do wydaniarnrozstrzygnięcia w danej instancji ale także do wszelkich czynności dokonywanychrnw toku postępowaniaAnalizując charakterrnpodania wnoszonego za pomocą poczty elektronicznej należy stwierdzić, iż niernspełnia ono formy realizującej zasadę pisemności nawet w sytuacji, gdy podanierntakie opatrzone jest bezpiecznym podpisem elektronicznym ponieważ mimo, iż wrntym przypadku spełnia warunki pisemnego wniesienia podania to nadal istniejernjedynie w formie zapisu elektronicznego, a tym samym nie może być dołączone dornakt sprawy. W związku z powyższym jako rozwiązanie tymczasowe ze względu narnistotne znaczenie wnoszonych podań w rozumieniu kodeksu dla rozstrzygnięciarnsprawy należy przyjąć, że wniesienie go w formie elektronicznej dla realizacjirnzasady pisemności winno być utrwalone w formie protokołuWarto wreszcie zwrócićrnuwagę na to, że prawidłowe wniesienie podania w formie elektronicznej niesie zarnsobą problem ustalenia daty powstania skutku mu przypisanego. W przypadku, gdyrnpodanie ma na celu wszczęcie postępowania administracyjnego problem rozstrzygarnwprost treść art. 61 §3 k.p.a., który stwierdza, że datą wszczęcia postępowaniarnjest data wpłynięcia podania do organu. Podobnie bezpośrednio odnosząc się dornwniesienia podania za pomocą poczty elektronicznej wskazuje art. 165 §3b o.p.:rn”Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione w formiernelektronicznej jest dzień otrzymania żądania w formie elektronicznej przezrnorgan podatkowy”.
Mając na uwadze szerokiernrozumienie terminu podania przez ustawodawcę może ono być rozumiane m.in. jakornśrodek zaskarżenia np. odwołanie, zażalenie. W takiej sytuacji istotną jestrndata wniesienia tego środka, co gwarantuje terminowe dokonanie określonejrnczynności procesowej. Zgodnie z art. 57 §5 kpa termin uważa się za zachowany,rnjeżeli przed jego upływem nadano pismo w polskiej placówce pocztowej operatorarnpublicznego albo złożono w polskim urzędzie konsularnymNa podkreślenie zasługujernokoliczność, iż ustawodawca w ordynacji podatkowej w przeciwieństwie do kodeksurnpostępowania administracyjnego w art. 3a §2 wskazał jakim warunkom mająrnodpowiadać deklaracje i podania
